Του Μιχάλη Μπούσια, Εκδότη & CEO της Boussias Communications

Η πανδημία του COVID-19 έφερε τα πάνω κάτω στη ζωή μας, οδηγώντας ταυτόχρονα σε πολλές αλλαγές στον επαγγελματικό τομέα και κυρίως στον τρόπο διεξαγωγής εκδηλώσεων. Το lockdown που ακολούθησε, έδωσε στον κόσμο το χρόνο και την ευκαιρία να μετακινηθεί σε εικονικά γεγονότα αντί των φυσικών.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα, τα συνέδρια. Παρά την πρόοδο της τεχνολογίας τα τελευταία χρόνια, αρκετοί άνθρωποι μέχρι πρότινος ήταν δύσπιστοι σε ότι αφορά τα διαδικτυακά συνέδρια. Τα καινούργια δεδομένα που δημιούργησε η πανδημία, φαίνεται να έπεισαν ακόμη και αυτούς.

Κάτω από αυτές τις συνθήκες, στην Boussias Communications μαζί με την ομάδα μου, προσπαθήσαμε να ανταποκριθούμε όσο πιο άμεσα γινόταν στη νέα αυτή πραγματικότητα διοργάνωσης συνεδρίων. Έτσι από τις πρώτες ημέρες της πανδημίας, ερευνήσαμε, τεστάραμε, αξιολογήσαμε τις δυνατότητες που δίνει η τεχνολογία και καταλήξαμε στη χρήση μιας πλατφόρμας, η οποία θα εξασφάλιζε μία υψηλού επιπέδου συνεδριακή εμπειρία για τους συμμετέχοντες, τους ομιλητές και τους χορηγούς.

Ήδη, έως σήμερα έχουμε πραγματοποιήσει 3 διαδικτυακά συνέδρια και προετοιμαζόμαστε για 25 ακόμα στην Ελλάδα και στην Κύπρο, μέχρι το τέλος Ιουλίου. Φυσικά, το νέο virtual stage των συνεδρίων μας, δεν μας εμπόδισε να υποδεχτούμε ακόμα και κάτω από αυτές τις πρωτόγνωρες συνθήκες σημαντικούς ομιλητές από όλο τον κόσμο όπως την Talia Wolf Founder & Chief Optimizer, Get Uplift, τον Daniel Gebler, CTO, Picnic, τον Ade McCormack, Near Futurist, Digital Strategist & συγγραφέα, τον Thomas Koulopoulo, Futurist και συγγραφέα, κ.α.

Έχοντας πλέον την εμπειρία των πρώτων virtual συνεδρίων μας θα έλεγα ότι οι ευκαιρίες που προσφέρουν είναι πολλές: Μοναδικούς διεθνείς keynote ομιλητές, speed networking μεταξύ των συμμετεχόντων, One2One sessions με πελάτες, συνεργάτες και ομιλητές, ExpoBooths με ό,τι πιο φρέσκο υπάρχει σήμερα στην αγορά, απόλυτο engagement με polls, gamification, κ.α. Εξειδικεύω μερικά από τα πλεονεκτήματά τους παρακάτω:

Εύκολη πρόσβαση για ομιλητές και συμμετέχοντες
Κατά τη διοργάνωση ενός συνεδρίου με φυσική παρουσία -όπως το γνωρίζαμε έως τώρα-, η εύρεση ενός χώρου που να καλύπτει τις ανάγκες των διοργανωτών αλλά και να προσφέρει εύκολη πρόσβαση σε όλους μπορεί να είναι δύσκολη. Ένα εικονικό συνέδριο εξαλείφει την ανάγκη ταξιδιού και διευκολύνει κάποιον να παρακολουθήσει την εκδήλωση.

Εξοικονομεί πολύ χρόνο και κόστος για όλους τους εμπλεκόμενους. Εξασφαλίζει επίσης ότι οποιοσδήποτε από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου μπορεί να είναι μέρος του συνεδρίου. Έτσι, ένα virtual συνέδριο προσελκύει περισσότερους ανθρώπους και είναι προσβάσιμο σε όλους χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς. Επιπλέον, φιλοξενώντας ένα εικονικό συνέδριο, μπορούμε να διατηρήσουμε την εκδήλωσή μας ζωντανή για όσο καιρό επιτρέπει η πλατφόρμα που έχουμε επιλέξει.

Μεγαλύτερη αξία με μικρότερο κόστος
Μεταξύ μίσθωσης και ενοικίασης χώρων, κράτησης διαμονής για ομιλητές, προμήθειας φαγητού και άλλων υλικών, καθώς και πληρωμών για έξοδα ταξιδιού, πολλά χρήματα δαπανώνται και τελικά σπαταλούνται κατά την πραγματοποίηση μιας φυσικής διάσκεψης ή συνεδρίου. Σε ένα εικονικό συνέδριο, μπορούν αυτά τα κόστη να μειωθούν σημαντικά. Δεδομένου ότι δεν περιλαμβάνονται ταξίδια, μπορούμε να προσελκύσουμε φημισμένους ομιλητές πολύ πιο οικονομικά, τους οποίους υπό άλλες συνθήκες ίσως θα ήταν σχεδόν «απαγορευτικό» να φιλοξενήσουμε, λόγω budget. Καλύτεροι ομιλητές φυσικά σημαίνει πιο ποιοτικό περιεχόμενο, άρα μεγαλύτερη αξία για τους συμμετέχοντες.

Ευκαιρίες networking / Interactivity
Αν και θεωρείται ότι τα φυσικά συνέδρια παρέχουν μεγαλύτερες ευκαιρίες δικτύωσης, καθώς οι προσωπικές αλληλεπιδράσεις ενισχύουν τις συνομιλίες και τις επαφές, υπάρχει και η άλλη άποψη που υποστηρίζει ότι τα εικονικά συνέδρια διευκολύνουν τη δικτύωση. Πώς γίνεται αυτό; Με τη διαθεσιμότητα chat rooms και τη δυνατότητα συνομιλιών ήχου, βιντοκλήσεων και text chats, που επιτρέπουν σε όλους τους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν αποτελεσματικές επαφές.

Σημαντικό στοιχείο που ενισχύει το interactivity είναι ότι το «who is who» των συμμετεχόντων είναι εμφανές σε κάθε στιγμή του συνεδρίου. Οπότε γνωρίζοντας το όνομα χωρίς το πρόσωπο αυτού που θέλει κάποιος να συναντήσει, μπορεί εύκολα να επικοινωνήσει μαζί του. Το ίδιο ισχύει για την προβολή των χορηγών και την επισκεψιμότητα στα περίπτερά τους. Οι χορηγοί μπορούν να προβάλλονται στο εικονικό συνέδριο με διαδραστικό τρόπο, με τις επαφές στα virtual booths να αποτελούν πραγματικά μια ενδιαφέρουσα εμπειρία.

Μετρήσιμα αποτελέσματα
Με τη λήξη ενός συνεδρίου, πραγματοποιείται η συλλογή δεδομένων, η ανάλυσή τους και η συνολική αξιολόγηση για το βαθμό επιτυχίας της εκδήλωσης. Τα δεδομένα για τη μέτρηση της επιτυχίας συνήθως αφορούν στον αριθμό των παρευρισκόμενων, στην αξιολόγηση των ομιλητών, καθώς και του catering, του venue, του service, των σκηνικών, της συνολικής εμπειρίας. Στο εικονικό συνέδριο αυτά τα δεδομένα είναι πιο ακριβή και χρήσιμα, καθώς είναι διαθέσιμα αμέσως μετά την εκδήλωση. Έτσι, το τι λειτούργησε και τι πρέπει να εξαλειφθεί σε μελλοντικά συνέδρια μπορεί να αποφασιστεί με βάση αυτά τα δεδομένα. Επίσης, οι διοργανωτές έχουν τη δυνατότητα να κάνουν αλλαγές και βελτιώσεις σε real time, κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Περιβαλλοντικά οφέλη
Χωρίς αμφιβολία, ένα συνέδριο έχει περιβαλλοντικό αντίκτυπο. Οι εκπομπές CO2 μπορεί να είναι μεγάλες στην περίπτωση που ομιλητές και συμμετέχοντες ταξιδεύουν από άλλες πόλεις και χώρες ή ακόμη και μέσα στην ίδια πόλη. Το ίδιο μπορεί να συμβεί και με το έντυπο υλικό όταν είναι ανεξέλεγκτο. Ενα virtual συνέδριο εξαλείφει την ανάγκη για όλα τα είδη ταξιδιών και λόγω της έλλειψης τυπωμένων υλικών, η εκδήλωση γίνεται «πράσινη» και πιο οικολογική.

Η επόμενη μέρα
Σίγουρα τα οφέλη που προσφέρουν τα διαδικτυακά συνέδρια είναι πολλά. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι μετά το πέρας της πανδημίας, θα πραγματοποιούνται μόνο virtual συνέδρια. Η τεχνολογία ποτέ δεν θα μπορέσει να αντικαταστήσει εξολοκλήρου την ανθρώπινη επαφή. Αρχικά, το 4ο τρίμηνο του 2020 και το 1ο τρίμηνο του 2021, είναι πιθανόν να δούμε κάποιες αλλαγές στο μοντέλο διεξαγωγής των συνεδρίων, όπως μικρότερες αίθουσες, νέους κανόνες και πρωτόκολλα, συσκευασμένα γεύματα, προσαρμογή των χώρων εκδηλώσεων με βάση τις οδηγίες κοινωνικής απόστασης, κλπ. Ωστόσο, ένα χρόνο μετά, τα πράγματα -σύμφωνα με τους επιστήμονες- φαίνεται ότι θα έχουν ομαλοποιηθεί. Και στη μία και στην άλλη περίπτωση πάντως, εμείς θα είμαστε εδώ να σας καλωσορίσουμε στα συνέδριά μας, προσαρμοσμένα πάντα στη νέα πραγματικότητα, όποια και αν είναι αυτή!