H οικονομική κρίση δεν θα μπορούσε να αφήσει ανεπηρέαστη τη διοργάνωση εκδηλώσεων, έναν σημαντικό τομέα της επικοινωνίας, ο οποίος απορροφούσε στο παρελθόν σημαντικά κονδύλια, έχοντας αποδείξει την αποτελεσματικότητά του.

Σήμερα που τα budgets των διαφημιζόμενων έχουν συρρικνωθεί, η ρευστότητα είναι περιορισμένη και οι χρόνοι αποπληρωμής έχουν αυξηθεί, η αγορά της διοργάνωσης εκδηλώσεων καλείται να αντεπεξέλθει στα νέα δεδομένα επεκτείνοντας τις δραστηριότητές της στο εξωτερικό, λανσάροντας «έξυπνες» υπηρεσίες και προσφέροντας ευελιξία, δημιουργικότητα και αρτιότητα, αξιοποιώντας την τεχνογνωσία του παρελθόντος. Σε επιχειρηματικό επίπεδο πάντως, η αγορά δεν έχει προχωρήσει σε στρατηγικές κινήσεις συγχωνεύσεων και συνεργασιών όπως ενδεχομένως θα περίμενε κανείς, λέει ο Θάνος Σταυρόπουλος, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Orama New Age Productions (μία πολύ ενδιαφέρουσα συνέντευξη του οποίου φιλοξενείται παρακάτω).

Αντίθετα, όπως επισημαίνει, υπάρχει ένας πληθωρισμός από εταιρείες «οι οποίες διεκδικούν ένα κομμάτι της αγοράς του event, που συνήθως προσφέρουν κάκιστες υπηρεσίες και κάνουν ζημιά στον χώρο με τον ερασιτεχνισμό τους» λέει χαρακτηριστικά. Μάλιστα, σύμφωνα με τα στοιχεία Κεντρικής Ένωσης Επιμελητηρίων, έχει αυξηθεί η σύσταση εταιρειών –κυρίως μονοπρόσωπων ή στην καλύτερη περίπτωση 2-3 ατόμων– που έχουν αντικείμενο τη διοργάνωση events, δημοσίων σχέσεων κ.λπ.

Η κρίση κρύβει ευκαιρίες
Καθώς λοιπόν η οικονομική κρίση αφήνει το αποτύπωμά της στην αγορά των special events, η μεγαλύτερη πρόκληση για τις εταιρείες διοργάνωσης εκδηλώσεων τη χρονιά που διανύουμε, όπως λέει ο Γιάννης Μπαλακάκης, Διευθύνων Σύμβουλος της Gnomon Performance, είναι η προσαρμογή τους στα νέα δεδομένα. «Αυτό επιτάσσει δημιουργικότητα και φαντασία στις προτάσεις, αμεσότητα στη διαχείριση των αιτημάτων των πελατών και μετρήσιμη αποτελεσματικότητα στη μεταφορά του μηνύματος στο κοινό για το οποίο ενεργείται μία εκδήλωση».

Και προσθέτει: «Δεδομένου ότι οι χρόνοι ανάθεσης των περισσότερων εκδηλώσεων βρίσκονται σε χρονικό ορίζοντα μικρότερο των 30 ημερών από την υλοποίησή τους, κάθε εταιρεία πρέπει να διαθέτει το κατάλληλο ανθρώπινο δυναμικό, το οποίο μπορεί να αντεπεξέρχεται σε πιέσεις και διαχείριση απροόπτων».

Ως ευκαιρία για τις εταιρείες event marketing να αναβαθμίσουν ακόμα περισσότερο τον ρόλο τους στην ολιστική επικοινωνιακή προσέγγιση κρίνει η Τζένη Μπουγά, Επικεφαλής Δημιουργικού της Theasis, την ανάγκη για cost effective λύσεις στον χώρο της επικοινωνίας, η οποία απορρέει από την κρίση, και τον αντίκτυπό της στη διαφημιστική δαπάνη των πελατών.

Στο πλαίσιο αυτό επισημαίνει ότι «οι μεγάλες προκλήσεις για το 2012 είναι να μπορέσουν να σταθούν οι εταιρείες διοργάνωσης εκδηλώσεων δίπλα στον πελάτη, σε ρόλο partner, και να τον βοηθήσουν να συνεχίσει να κάνει ενέργειες, να μην εξαφανιστεί από τα δρώμενα, αλλά με πιο χαμηλά budget. Μέσα από αυτή τη σχέση συνεργασίας θα προκύψουν θετικά αποτελέσματα με κοινό ανταποδοτικό χαρακτήρα».

Μια άλλη σημαντική πρόκληση είναι, όπως σημειώνει, τα events να λειτουργήσουν σε ρόλο «εμπνευστή» του συνολικότερου έργου, συμβάλλοντας έτσι καταλυτικά στο κοινό που «διψάει» για μηνύματα αισιοδοξίας. Την ευκαιρία για την αγορά εντοπίζει και ο Θάνος Σταυρόπουλος, ο οποίος επισημαίνει ότι «παρατηρείται σαφής στροφή από την above the line στην below the line επικοινωνία. Είναι και πιο οικονομική, αλλά και μέσα από κατάλληλα σχεδιασμένα events και προωθητικές ενέργειες μπορεί κάποιος να προσεγγίσει μεγάλα κοινά πιο αποτελεσματικά, καθώς ένα event προσφέρει στους καταναλωτές μια διαδραστική γνωριμία με το προϊόν-υπηρεσία».


Ευελιξία, δημιουργικότητα, ανθρώπινο δυναμικό
Το μεγάλο ζητούμενο εν μέσω της κρίσης είναι η διοργάνωση εκδηλώσεων με χαμηλότερα budgets, χωρίς να γίνει έκπτωση στην ποιότητα. Για τον λόγο αυτό ο Γιάννης Μπαλακάκης επισημαίνει ότι οι εταιρείες διοργάνωσης δεν μπορούν παρά να περιορίσουν τα ποσοστά κέρδους, να μειώσουν τα λειτουργικά τους κόστη και να επαδιαπραγματευτούν με τους συνεργάτες τους.

Συστατικό της επιτυχίας ωστόσο δεν είναι άλλο από την ικανοποίηση του πελάτη, ο οποίος προσδοκά παρόμοιο αποτέλεσμα, όπως τότε που δεν υπήρχε πρόβλημα με τα budgets. Και εδώ είναι το ζητούμενο, αν και κατά πόσο μία εταιρεία μπορεί να φέρει προτάσεις έξυπνες, δημιουργικές και μη κοστοβόρες.

Όπως λέει η Τζένη Μπουγά, «σαφώς και η ευελιξία στα μηνύματα των καιρών είναι απαραίτητη καταρχάς για την επιβίωση του κλάδου, εδώ όμως είναι και το μεγάλο στοίχημα» και τονίζει ότι «οι έμπειρες εταιρείες ξέρουν τι να “κρατήσουν” και τι να “πετάξουν” από μια πετυχημένη εκδήλωση».

Το συστατικά στοιχεία ενός επιτυχημένου event με χαμηλό budget είναι να μπορείς να φανείς πρωτότυπος και δημιουργικός, αλλά χωρίς να είσαι προκλητικός εξηγεί και καταλήγει: «Kλειδί σε αυτήν τη στροφή προσέγγισης είναι η εμπιστοσύνη και ασφάλεια που πρέπει να χτιστούν στους εμπλεκόμενους ώστε το τελικό έργο να είναι οικονομικό και να μη φαίνεται φτηνό». Ο Θάνος Σταυρόπουλος εξηγεί με τη σειρά του ότι η δυνατότητα προσαρμογής στα μειωμένα budgets χωρίς να γίνει έκπτωση στην ποιότητα εξαρτάται από τη συγκρότηση και το βάθος κάθε εταιρείας.

Συγκεκριμένα για την Orama New Age Productions αναφέρει ότι προσέλαβε εξειδικευμένο σύμβουλο, έκανε εξέταση των λειτουργικών της εξόδων και –χωρίς να επηρεαστούν οι μισθοί των εργαζομένων– επιτεύχθηκε εξοικονόμηση μέχρι και 50% σε μια σειρά από κατηγορίες εξόδων, οι οποίες προσφέρονται αναλογικά στους πελάτες της.

Παράλληλα, έχοντας επενδύσει τα χρόνια της ανάπτυξης σε δικό της σύγχρονο οπτικο-ακουστικό εξοπλισμό, τον οποίο έχει αποσβέσει, μπορεί να προσφέρει ανταγωνιστικές τιμές, ενώ τέλος διαθέτει μεγάλες αποθήκες και κατασκευές όπως περίπτερα, stands για προωθητικές ενέργειες, σκηνικά για συνέδρια κ.λπ., με τα οποία μπορεί να προσφέρει λύσεις ποιοτικές και οικονομικές.

«Τέλος, η κάθετη οργάνωση με το δικό μας τεχνικό τμήμα, post production, ατελιέ κ.λπ. μας δίνει τη δυνατότητα να προσφέρουμε χαμηλότερες τιμές και ποιότητα, είτε κάποιος διαφημιζόμενος έρθει σε εμάς απευθείας, είτε, όπως στις περισσότερες περιπτώσεις, μέσα από τη διαφημιστική του εταιρεία ή την εταιρεία δημοσίων σχέσεων με την οποία έχει συνεργασία».

Events με μικρότερα budgets, η παγκόσμια πρόκληση το 2012
Η πίεση που δέχονται τα κονδύλια για τη διοργάνωση εκδηλώσεων αλλά και η ίδια η αγορά δεν είναι προφανώς ελληνικό φαινόμενο. Σε παγκόσμιο επίπεδο, οι διοργανωτές εκδηλώσεων εδώ και κάποια χρόνια αντιμετωπίζουν μία σειρά από προκλήσεις αναφορικά με την επιτυχή διοργάνωση. Αυτό που παρατηρείται έντονα είναι ότι έχουν μάθει να κάνουν ήδη αποτελεσματικά events με μικρότερα κονδύλια, το μεγάλο ζητούμενο δηλαδή της εποχής.

Η άποψη των ίδιων των διοργανωτών, όπως αποτυπώνεται στην ετήσια έρευνα Event Planner Forecast που διεξάγει η Penton Media για το περιοδικό Special Events και δημοσιεύθηκε τον Δεκέμβριο του 2011, δίνει ορισμένα πολύ ενδιαφέροντα στοιχεία για τον τρόπο που αντιμετωπίζουν πλέον οι διοργανωτές εκδηλώσεων τη δουλειά τους. Το βασικό ζητούμενο, όπως δείχνει η έρευνα, είναι η προσωπική επαφή-κατανόηση των νέων αναγκών και κατ’ επέκταση η μεγαλύτερη δυνατότητα ευελιξίας.

Σύμφωνα με την παραπάνω έρευνα λοιπόν, βασικός επιχειρηματικός στόχος των διοργανωτών για το 2012 είναι η διοργάνωση εκδηλώσεων με μικρότερα κονδύλια (56%), ως βασικό βήμα που θα πρέπει να ακολουθήσουν προκειμένου να βελτιώσουν τη θέση τους στην αγορά. Ακολουθεί η διεύρυνση της πελατειακής βάσης, απάντηση που δίνει το 55% (σ.σ. επιτρέπονται οι πολλαπλές απαντήσεις), το πιο επιθετικό Μάρκετινγκ (50%) και η δημιουργία συνεργασιών με άλλους διοργανωτές (48%).

Το 37% των διοργανωτών επίσης σχεδιάζει να προσθέσει νέες υπηρεσίες το 2012, το 27% θα διευρύνει τις τεχνολογικές του δυνατότητες, ενώ ένα 19% –παρά την κρίση– αναφέρει ότι θα προχωρήσει το 2012 στην πρόσληψη νέων στελεχών. Αντίστοιχα, όσον αφορά στο θέμα της οικονομικής κρίσης, το 69% υποστηρίζει ότι η αβεβαιότητα στην οικονομία θα είναι μία βασική πρόκληση για τους διοργανωτές το 2012, ποσοστό αρκετά βελτιωμένο ωστόσο σε σχέση με το 2009, όταν το ποσοστό αυτό ανερχόταν στο 88%.

Το ποσοστό αυτό αφορά σε διοργανώτριες εταιρείες, ενώ όταν πρόκειται για in-house επαγγελματίες της διοργάνωσης εκδηλώσεων μόλις το 18% ανησυχεί για την οικονομική αστάθεια, ποσοστό μειωμένο κατά 8 μονάδες σε σχέση με το 26% του 2009. Από την άλλη πλευρά, τα μειωμένα κονδύλια των πελατών αποτελούν πρόκληση το 2012 για το 69% των διοργανωτών έναντι του 81% το 2009.

Πάντως, τόσο για τους in-house όσο και για τους ανεξάρτητους διοργανωτές το Νο1 μυστικό της επιτυχίας για το 2012 είναι «η δημιουργία events με μικρότερα budgets».


Λία Κομνηνού, Διευθύντρια Επικοινωνίας και Δημοσίων Σχέσεων, Microsoft Ελλάς
«Θέλουμε αληθινούς συνεργάτες»
Σε τι βαθμό έχει επηρεάσει η οικονομική κρίση τα κονδύλια σας για events; Σε σχέση με τρία χρόνια πίσω, πώς διαμορφώνεται η βαρύτητα που έχουν σήμερα τα events στο marketing plan σας;

Για εμάς τα events αποτελούσαν πάντα και εξακολουθούν να είναι το σημαντικότερο κομμάτι της επικοινωνιακής μας πολιτικής κι αυτό γιατί το μεγαλύτερο μέρος της δραστηριότητάς μας είναι business to business.

Απευθυνόμαστε λοιπόν σε στοχευμένα κοινά, για τις επιμέρους ανακοινώσεις μας και για τις ενημερώσεις για νέα προϊόντα και λύσεις που παρέχουμε στην αγορά. Το κονδύλι που διαθέτουμε για την οργάνωση και την υλοποίηση εκδηλώσεων είναι κάπως περιορισμένο σε σχέση με τα προηγούμενα χρόνια, διότι –όπως κάθε επιχείρηση που λειτουργεί στην Ελλάδα, έτσι κι εμείς– έχουμε βιώσει τις επιπτώσεις της κρίσης και επενδύουμε πλέον μόνο σε ό,τι αποτελεί προτεραιότητα.

Για παράδειγμα, από πέρυσι αποφασίσαμε να συγκεντρώνουμε όλα τα μεγαλύτερα επιχειρηματικά μας λανσαρίσματα και μηνύματα σε μία μεγάλη, ετήσια επιχειρηματική εκδήλωση (πέρυσι έγινε τον Νοέμβριο και έφερε τον όνομα «Microsoft Annual Digital Dialogue» και θα επαναλαμβάνεται κάθε χρόνο στο εξής), ώστε να καλούμε το μεγαλύτερο μέρος του επιχειρηματικού μας κοινού μία φορά για να ακούσει όλα τα σημαντικά νέα της εταιρείας.

Ασφαλώς «τρέχουμε» και πολλά άλλα events κάθε χρόνο, αλλά η ενοποίηση αυτή επέφερε οφέλη τόσο σε εμάς όσο και στο κοινό που παρακολούθησε μια πιο πλήρη και εμπεριστατωμένη ημερίδα.

Ακριβώς για τον ίδιο λόγο, αυτόν της οικονομικής κρίσης, στρέφουμε συνειδητά και την επιχειρηματική μας εστίαση στο να δημιουργούμε λογισμικό και τεχνολογικές λύσεις που να προσφέρουν μείωση κόστους και αύξηση της παραγωγικότητας στις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Η τεχνολογία εξάλλου πρέπει να βοηθάει προς αυτή την κατεύθυνση.

Σε τι είδους events πρόκειται να επενδύσετε κατά κύριο λόγο τη χρονιά που διανύουμε;

Στη χρονιά που διανύουμε έχουμε επενδύσει κυρίως σε λανσαρίσματα λύσεων τεχνολογίας Cloud Computing και σε εταιρικές εκδηλώσεις. Όλο και περισσότερο ο κόσμος της τεχνολογίας έχει εξοικειωθεί πλέον με τα webcasts, κάτι που έχουμε υιοθετήσει ως πρακτική εδώ και χρόνια.

Σήμερα, με τα δύσκολα δεδομένα της αγοράς, τα webcasts αποτελούν εξαιρετική λύση, καθώς μειώνουν σημαντικά τα κόστη παραγωγής, εξασφαλίζουν την παραμονή των συμμετεχόντων στο γραφείο τους και φέρουν πλέον, με τη διαρκή εξέλιξη της ευρυζωνικότητας και της τεχνολογίας, εξαιρετική ποιότητα εικόνας και ήχου. Στο μέλλον σκοπεύουμε να επενδύουμε όλο και πιο πολύ σε events μέσω web.

Τι είναι αυτό που ζητάτε σήμερα εσείς από τις εταιρείες διοργάνωσης, για την υλοποίηση οικονομικότερων events, χωρίς όμως «έκπτωση» στην ποιότητα;

Με τις εταιρείες που συνεργαζόμαστε δεν θέλουμε να έχουμε μια ad hoc σχέση που στηρίζεται σε μια μοναδική συνεργασία. Θέλουμε να είμαστε αληθινοί συνεργάτες.

Επομένως θεωρούμε σημαντικό να είναι μια συνεργασία που να αποφέρει οφέλη και στις δύο πλευρές. Ασφαλώς ζητάμε να σεβαστούν το υπάρχον διαθέσιμο κονδύλι, αλλά δεν πιέζουμε την κατάσταση σε βαθμό που να βγει τελικά κάτι μέτριο σε ποιότητα. Για εμάς η ποιότητα είναι αδιαπραγμάτευτη.

Και πιστέψτε με, έχουμε δει πολλές φορές ότι, αν υπάρχει αληθινό πνεύμα καλής συνεργασίας και κοινού στόχου (που είναι το καλό αποτέλεσμα), όλα γίνονται χωρίς απαραίτητα μεγάλο κόστος και είναι όλες οι πλευρές απόλυτα ικανοποιημένες. Απαιτείται ευελιξία και ταχύτητα αντίδρασης πάντως. Χωρίς αυτά τα δύο, δεν βγαίνει καλή δουλειά σήμερα.